Värmlandsschakt
Värmlandsschakt effektiviserar sin hantering av följesedlar
Värmlandsschakt effektiviserar sin hantering av följesedlar Värmlandsschakt utför tjänster inom entreprenad, maskin- och transportbranschen. Ett problem som länge funnits i företaget har varit att manuellt kunna hantera en stor mängd följesedlar, samt att enkelt och korrekt kunna koppla ihop dem med respektive kundfaktura. Kunder begär ofta att få kopior av de följesedlar som hör till deras fakturor; något som traditionellt inneburit mycket manuellt arbete med kopiering, faxning med mera.
Lösningen är ett system framtaget av Alcom System, uppbyggt i två delar:
Del ett är inskanningen följesedlarna, som sköts av medarbetarna lokalt, där systemet automatiskt läser av bland annat följesedelsnumren från dokumenten. De inskannade bilderna lagras sedan med automatik i arkivsystemet Windream på Värmlandsschakts webbhotell.
Del två är en sökfunktion på hemsidan, där kunderna med hjälp av sitt kundnummer och följesedelsnummer enkelt kan återsöka och visa de följesedlar som är relevanta för en viss faktura.
Värmlandsschakts hemsida där kunderna själva återsöker sina följesedlar
Processen mellan de båda delarna sker, med hjälp av två programvaror från Alcom samt Värmlandsschakts egna system, med automatik, något som gör lösningen effektiv och smidig.
Ulf Högefjord, VD på Värmlandsschakt, ser systemet som en stor kundnytta och ett sätt att knyta kunderna närmare företaget, då kunderna genom besöket på hemsidan på ett bra sätt återkopplar till företagets övriga verksamheter. Systemet ger därmed en bra service för kunder samtidigt som den lokalt minskar arbetet med kundservice och kopiering. Medarbetarna på Värmlandsschakt är, precis som kunderna, mycket nöjda med implementeringen av skanningssystemet.
Systemet hos Värmlandsschakt är uppbyggt med skanningsprogramvaran TeleForm och arkivsystemet Windream; en effektiv lösning som Alcom även levererat till många andra kunder. Proceduren med skanning är snabb och effektiv och Värmlandsschakt räknar med att ungefär 50 000 följesedlar per år kommer att skannas in. Ulf Högefjord ser dessutom skanning som en del av framtiden – ”fakturering med skanningsrutiner är oundvikligt om man vill kunna tillgodose de krav som kunden ställer”.
Mer om Värmlandsschakt
Värmlandsschakt ek. för. samlar företagare inom entreprenad, maskin, transport och anläggning med verksamhet inom Värmlands län. Läs mer på deras webbsida.