Skanning med TeleForm
Digitalisering av dokument med TeleForm
Skanna och tolka dokument
Skanna tusentals dokument per dag från flera orter TeleForm är ett kraftfullt system för dokumentskanning som kan hantera tusentals dokument per dag. Flera skanningsstationer kan vara distribuerade över flera avdelningar, städer eller världsdelar.
Validera tolkad data Tolkad data kan kontrolleras mot en databas eller mot uppsatta regler för vilken typ av information som får förekomma i fältet. Valideringen minimerar risken för felaktigheter vid tolkningen och minskar avsevärt manuell handpåläggning.
Använd förifyllda formulärfält
För att minimera mängden fält som behöver tolkas och verifieras vid skanning av formulär kan information hämtas från databaser för att automatiskt fylla i formulärfält med till exempel personuppgifter.
Datainsamling från papper och e-formulär
Behöver ni samla in data från både pappersdokument och e-formulär och bearbeta informationen gemensamt? Med tillägget eForm Suite kan datainsamlingen ske även från e-formulär.
Digitalisering
Följande information kan tolkas och digitaliseras av TeleForm
-
Maskinskriven text (OCR)
Maskinskriven text digitaliseras med hjälp av OCR (Optical Character Recognition). Detta gäller både text från formulärfält och fritext.
-
Markeringar (OMR)
Markeringar i form av rutor med kryssmarkeringar och dylikt tolkas med hjälp av OMR (Optical Mark Recognition) och överförs till digital form.
-
Handskriven text (ICR)
Handskriven text tolkas med hjälp av ICR (Intelligent Character Recognition) och överförs till digital form. Detta gäller både text från formulärfält och fritext. Signaturer skannas och sparas som en bild.
-
Streckkoder (OBR)
Streckkoder, både 1D och 2D (till exempel QR-koder), digitaliseras med hjälp av OBR (Optical Barcode Recognition)
Tillämpningar
Några exempel på användningsområden för skanning med TeleForm
Skanning av fraktsedlar – Hos olika typer av transportbolag kan fraktsedlar skannas i syfte att kunna återsökas digitalt via interna system eller via en webbsida. Fraktsedelsnummer och kundnummer tolkas vid skanningen för att användas vid återsökningen.
Skanning av inkommande post – Vissa organisationer behöver lagra inkommande post under ett antal år. Att skanna och digitalisera posten både sparar fysisk plats och underlättar återsökningen. Skanning av post kan även ske för att distribuera posten digitalt till mottagarna.
Skanning av remisser – Sjukhus och andra vårdinrättningar skannar och digitaliserar pappersremisser. Den tolkade informationen överförs automatiskt till sjukhusets labbsystem där informationen kan återsökas av behörig personal.
Skanning av tentamina – Universitet och högskolor skannar genomförda tentamina. Syftet är att kunna arkivera och återsöka digitalt, samt att distribuera resultatet digitalt till studenterna. I framtiden kan de skannade tentamenssvaren även användas vid digital rättning.
Vad vill ni skanna och digitalisera?
Typfallen ovan är inte på något sätt uttömmande. TeleForm kan användas för många fler tillämpningar inom skanning och digitalisering av dokument. Kontakta oss för att diskutera en lämplig lösning för era dokument eller för att boka en demonstration av TeleForm.
Jag är intresserad av:
Alternativ programvara
För mindre avancerad tolkning kan programvaran AldocForms vara ett alternativ.
Kundcases
T-schakt AB skannar fraktsedlar
T-schakt AB med dess närmare 70-tal anslutna företag hanterar dagligen stora mängder fraktsedlar. Något som tidigare var en stor arbetsbörda för personalen. Genom att skanna fraktsedlarna och lagra dem på en server har arbetet avsevärt underlättats. Personalen kan nu söka upp önskad fraktsedel på några sekunder genom ett webbgränssnitt. Lösningen har inneburit både tids- och kostnadsbesparing såväl som minskade förslitningsskador för personalen.
Jönköping University skannar tentamina
Jönköping University är en av de högskolor och universitet som använder TeleForm för att skanna tentamina. De 10 000 studenterna skriver varje år ca 47 000 tentor. Med den samordnade hanteringen har systemet för tentaskanning avlastat universitetets lärare samtidigt som en platsbesparing har gjorts då papperstentamina inte längre lagras. Dessutom har studenterna fått snabbare tillgång till sina rättade tentor.