Region Norrbotten
Många användningsområden för evasys
År 2014 införskaffade Region Norrbotten verktyget evasys Corporate. Vi har låtit Robert Lundqvist, Statistiker på FoI-enheten, komma till tals för att ta reda på hur de använder evasys vid sina undersökningar.
Det finns ett påtagligt behov av att samla in svar genom enkäter inom Region Norrbotten, där frågeställningarna spänner över ett brett område. I dagsläget genomförs omkring 500 utvärderingar per år. Storleken på undersökningarna sträcker sig från småskaliga utvärderingar med snävt avgränsade respondenter, till storskaliga undersökningar med tiotusentals deltagare i hela länet.
Efter flera års användning av ett system för webbenkäter valde regionen att leta efter ett nytt verktyg som även hanterar pappersenkäter. Systemet för webbenkäter var bra, och man hade en rutin för inskanning av patientenkäter i pappersform. Denna lösning var dock inflexibel och svår att administrera då den i grunden byggde på ett system för inskanning av fakturor.
Valet föll på evasys Corporate. ”Att det sedan visade sig att kostnaderna blev lägre utan att vi tappade särskilt mycket av funktionalitet gjorde att övergången inte var så svår att motivera.”, säger Robert.
Om Region Norrbotten
Region Norrbotten bedriver hälso- och sjukvård, tandvård samt utbildning. De medverkar även till Norrbottens utveckling och ger stöd till kultur, kollektivtrafik och de mindre företagens utveckling.
FoI-enheten ger stöd till forskning och innovationsarbete inom regionen.
Flera typer av undersökningar:
Han berättar vidare att evasys har fått stor spridning inom organisationen. Dels används programvaran till patientundersökningar där frågorna handlar om hur patienterna upplever till exempel bemötandet i vården eller maten som serveras på sjukhusen. Försök har gjorts att distribuera dessa enkäter elektroniskt till patienterna via läsplatta eller dator som gjorts tillgänglig för dem. Försöken har dock visat att svarsbenägenheten i dessa fall varit skral varför man numera väljer att använda pappersenkäter för detta ändamål.
Ett annat användningsområde är interna enkäter till anställda. Här kan det handla om att få en bild av vad grupper tycker, t ex genom att utvärdera utbildningar och konferenser, eller att samla in svar från individer och enskilda enheter där sammanställningar på gruppnivå inte är så viktiga. För de interna undersökningarna är det vanligare med online-enkäter men även pappersenkäter används, ibland i kombination med webbenkäterna. I vissa fall har svarsfrekvensen för webbenkäterna varit låg, som exempelvis vid utvärderingar av konferenser.
Ett tredje område där evasys används är forskningsstudier. Det här är ofta mer storskaliga undersökningar, som t ex OLIN-studien – Obstruktiv Lungsjukdom i Norrbotten. Denna studie har pågått sedan 1985 där slumpmässigt utvalda norrbottningar får svara på frågor om bland annat lungfunktion och allergi. De senaste två åren har OLIN-gruppen gått ut med stora volymer pappersenkäter, ca 30 000 st.
Han tar även upp ett exempel på en liten pilotstudie där man ville se om webbstöd kunde vara verkningsfullt i vården av patienter med kronisk smärta. Det kändes naturligt att följa patienterna via online-enkäter i evasys. Webbstödet omfattade även kommunikation med behandlande personal och ett utbildningsprogram. Då patientgrupperna skulle följas över tid satte man upp en så kallad panel i evasys vilket gör det enklare att hålla ihop enkäter från olika tillfällen för respektive patient.
Rapportering och efterbehandling
För de forskningsinriktade undersökningarna exporteras data oftast till statistikprogrammet SPSS för vidare bearbetning. ”Att de filerna har innehållit så kallade labels på variabler och koder har sparat mycket tid för berörda.”, säger Robert. För de interna utvärderingarna som syftar till att fånga vad respondenterna som grupp tycker brukar den ansvariga oftast använda sig av de rapporter som finns tillgängliga i evasys. I andra fall exporteras informationen till Excel, ibland med vidare bearbetning i Word eller PowerPoint för att få en snyggare sammanställning.
Flera fördelar
Den funktion som Robert särskilt vill framhålla som betydelsefull för Region Norrbotten är pappersformulären. Med pappersenkäterna har landstinget kunnat gå ut med enkäter som annars inte vore möjliga. Dessutom har de i några forskningsstudier kunnat genomföra arbetet helt internt istället för att köpa in tjänster för konstruktion, distribution och inskanning av enkäter externt, tjänster som tidigare har visat sig vara rätt kostsamma.
Även om stora kostnadsbesparingar har gjorts i vissa undersökningar menar han att den stora vinsten ligger i det som tidigare inte gick att göra. Han fortsätter: ”Förhoppningen är att vi med större spridning på vilka frågor som kan täckas med enkäter har fått bättre underlag för beslut, kommunikation och forskning.”.
På frågan om hur framtidsplanerna ser ut vad gäller evasys svarar Robert att de hoppas kunna få ett mer systematiskt grepp i vissa delar av organisationen. ”Hittills har många utvärderingar satts ihop av enskilda utan större tanke på att målet egentligen varit att ha en löpande uppföljning. Det har inneburit att vi i begränsad omfattning utnyttjat funktioner för att bygga in dimensioner som uppföljning under olika tidsperioder eller för olika delar av organisationen.”, säger han.