Dokumentstyrning

Effektivt samarbete med styrning av dokument och information

Skapa effektiva arbetsflöden genom styrning av information och dokument. Det digitala arbetsflödet gör att medarbetare alltid har tillgång till rätt information oavsett var arbetet sker. Dessutom har företaget full kontroll över informations­hanteringen.

Automatisera återkommande arbetsuppgifter

Administrativa arbetsuppgifter av återkommande karaktär kan automatiseras i ett digitalt arbetsflöde. De digitala processerna startas med automatik baserat på en händelse i ett integrerat system eller manuellt av en medarbetare.

Elektroniska formulär används för att distribuera information och tillhörande dokument. E-formulären styrs mellan medarbetare enligt uppsatta regler. När en användare slutfört sina arbetsuppgifter signerar denne e-formuläret som fortsätter vidare till nästa medarbetare.

Automatisera återkommande arbetsuppgifter med digitala processer

Hur går processen till?

Starta en ny process

En användare startar en ny arbetsprocess genom att skapa ett nytt eller välja ett befintligt e-formulär. Processer kan också startas automatiskt, till exempel när en ny order registreras i affärssystemet.

Granska och godkänn

Informationen med tillhörande dokument granskas, behandlas, och godkänns innan det skickas vidare till nästa person i arbetsprocessen. Godkännandet sker genom elektronisk signatur

Processen stängs

När sista användaren slutfört sina arbetsuppgifter och arbetsprocessen är slutförd stängs processen

Tillgängligt 24/7

Användarna hanterar sina arbetsuppgifter i en webbläsare vilket gör att de kan arbeta vilken tid på dygnet som helst oavsett var de befinner sig. Information och dokument är tillgängliga från vilken dator, surfplatta eller telefon som helst.

Fördelar med dokumentstyrning

  • Ökad produktivitet

    Arbetsuppgifterna hamnar hos rätt person i rätt tid. Med en automatiserad arbetsprocess minskar de administrativa arbetsuppgifterna och produktiviteten ökar.

  • Identifierar flaskhalsar

    Genom övervakning av arbetsprocesser kan flaskhalsar upptäckas och det är lätt att agera på fördröjda processer

  • Affärsregler följs

    Med fördefinierade regler, deadlines och meddelanden minskar risken för felaktigheter. Systemet underlättar även införande och användning av tvingande regler inom företaget

  • Snabb omställning

    Dokumentstyrning ger möjlighet att snabbt reagera på förändringar i affärsprocessen eller ändrade marknadsförhållanden.

Vad vill ni skanna och digitalisera?

Process- och dokumentstyrning i LiquidOffice

Medarbetare och externa användare – Dokument och information kan styras mellan interna medarbetare och externa användare.

Händelsestyrd start av processer – Integration med andra system gör att processer kan startas automatiskt när en specifik händelse sker i det kopplade systemet. Processer kan också startas manuellt.

Styrning av processer – Liksom vid start av processer kan styrning av processer ske manuellt eller helt automatiskt.

Parallell och seriell styrning – En arbetsuppgift kan hanteras av flera användare parallellt, eller begränsas till att enbart kunna behandlas av en användare åt gången (seriellt).

Omdirigering – Styrningen av en process ändras automatiskt när flaskhalsar uppstår. Användare kan också ändra styrning manuellt under ärendets gång.

Funktionalitet

  • Intelligenta e-formulär

    Intelligens läggs till e-formulären för att exempelvis kalkylera fält, autofylla fält eller för att validera ifylld information genom kontroll mot en databas

  • Digitala dignaturer

    Flera typer av digitala signaturer med olika säkerhetsnivå stöds, däribland biometriska signaturer.

  • Rapporter

    Ett antal färdiga anpassningsbara rapporter ingår. Egna rapporter kan skapas med hjälp av exempelvis Crystal Reports.

  • Säker kommunikation

    LiquidOffice tillhandahåller en säker kommunikation även då användare utanför organisationen deltar.

  • Informationskällor

    All typ av information kan styra och automatisera beslut. Över 1000 olika filtyper, över 400 datakällor och innehåll på över 150 olika språk kan indexeras

  • Processmodellering

    Arbetsprocesser kan designas på förhand i ett grafiskt användargränssnitt genom dra-och-släpp. Inga programmeringskunskaper är nödvändiga.

  • Export

    Informationen från e-formulären kan exporteras med hjälp av JDBC/ODBC, XML och PDF. Ett antal API:s inkluderas i för snabb och enkel integration med andra system.

  • System att växa i

    Systemet är fullt skalbart för att möta behovet av växande antal användare, e-formulär och processer.

Vill du veta mer om LiquidOffice?

Kontakta oss för ytterligare information eller för att boka en demonstration av systemet.

Jag är intresserad av: 

Alcom System AB

  • Forumvägen 14 131 53 Nacka
  • 08-83 14 90
  • Support

Lösningar

För utbildning

För hälso/sjukvård

Hårdvara