Digital arkivering i e-arkiv
Arkivera dokument och andra filer för åtkomst via webben
Digitalisera företaget genom att spara dokument, bilder, e-post och andra filer i ett digitalt arkivsystem, även kallat e-arkiv. Till en relativt låg kostnad kan stora mängder information lagras men ändå vara lättillgänglig.
Varför arkivera dokument i ett digitalt arkiv?
Med ett digitalt arkiv kan företagets medarbetare eller andra intressenter enkelt söka upp önskad information med omedelbar åtkomst, samtidigt som informationen finns säkert bevarad i arkivsystemet. Ni kan själva välja vilka som ska ha åtkomst till specifik information.
Ett digitalt arkiv ger också möjlighet att samla all information som behöver bevaras eller vara sökbar på ett enda ställe. Med kortare söktider och mindre fysisk lagringsplats av pappersdokument* kan stora kostnadsbesparingar göras.
* Vissa dokument behöver enligt lag bevaras i pappersformat
E-arkiv vs filserver
Filerna lagras i e-arkivet för att säkert bevaras under en längre tid (långtidsarkivering) samtidigt som informationen kan användas i verksamheten. Skillnaden mot en traditionell filserver är att ett digitalt arkiv har utökade möjligheter för till exempel återsökning och åtkomsträttigheter.
Arkivering av dokument Windream ECM
Tre sätt att arkivera
Direktarkivering
Dokument och filer flyttas omedelbart till arkivet efter att de indexerats, det vill säga klassificerats med utvalda nyckelord
Schemalagd arkivering
Dokument och filer sparas automatiskt i e-arkivet efter uppsatt schema. Till exempel kan nya och uppdaterade dokument importeras efter ett tidsintervall.
Manuell arkivering
Filer kan arkiveras manuellt genom att använda funktionen "Spara som..." i den nyttjade applikationen
Fördelar med Windream ECM som e-arkiv
Åtkomst från olika enheter – Informationen kan sökas fram från dator, surfplatta och telefon
Fulltextindexering – Sökning kan ske i dokumentens innehåll
Lätt att använda – Användare behöver sällan utbildning för att kunna använda e-arkivet
Välj de funktioner ni behöver – Windream ECM byggs upp av moduler vilket gör att systemet kan anpassas efter verksamhetens behov och önskemål
Säker lagring, överföring och åtkomst av information – Systemet använder bland annat åtkomsträttigheter, digitala tidsstämplar och SSL-kryptering för att upprätthålla en hög informationssäkerhet
GDPR-kompatibelt – Med Windream ECM är det enkelt att följa regelverket GDPR för säker hantering av personuppgifter
Dokumenthantering
Windream BPM
Med Windream BPM erhålls en modern och användarvänlig BPM-lösning integrerat med ECM-systemet. Systemkombinationen integrerar arbetsprocesser med dokumenthantering och kan avsevärt effektivisera er verksamhet.
Andra integrationer
E-arkivet kan användas fristående eller integreras med andra verksamhetssystem. Färdiga integrationer finns mot flera ERP-system. Vi har också egna integrationer mot nedanstående system och bygger nya integrationer efter behov.
Integration med dokumentskanning
Digitalisera era pappersdokument med direktöverföring av informationen till arkivsystemet efter genomförd skanning. Med TeleForm kan dokumentens innehåll tolkas och överföras, medan AldocForms enbart kan överföra skannade bilder av dokumenten.
Integration med evasys undersökningsverktyg
Resultaten från genomförda undersökningar i evasys kan automatiskt importeras i Windream ECM.
Vill ni veta mer om Windream ECM och hur vi kan hjälpa er?
Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal. Eller boka en demonstration av systemet för att få en bättre inblick i dess funktionalitet.
Jag är intresserad av:
Kundcases
Värmlandsschakt arkiverar följesedlar i Windream
Värmlandsschakt hanterar stora mängder följesedlar som kopplas mot fakturor. Tidigare har detta inneburit mycket manuellt arbete med bland annat kopiering till kunder som efterfrågar det.
Numera skannas följesedlarna för att lagras i arkivsystemet Windream. På så sätt kan kunderna själva söka fram önskad följesedel via Värmlandsschakts webbsida.
Lösningen har både förbättrat kundservicen och inneburit minskat administrativt arbete för personalen.