 |
 |
Servicebyrån MicroData erbjuder sina kunder att digitalisera innehållet från mikrofichekort genom att skanna in dem i en speciell skanner och tolka innehållet med hjälp av TeleForm. Med den senaste uppgraderingen och en utökning av systemet räknar MicroData nu med att hantera miljontals dokument per år.
Att digitalisera mikrofiche sparar avsevärt med tid för MicroDatas kunder när informationen behöver återsökas. Samtidigt säkrar kunderna att informationen finns tillgänglig under en längre framtid då den äldre fichetekniken riskerar försvinna pga höga kostnader. Mikrofiche är tillsammans med mikrofilm de vanligaste typerna av mikroform, ett lagringsmedium för kraftigt förminskade avbildningar av bilder och skrift som endast kan läsas med specifik utrustning.
MicroData använder TeleForm för att tolka och indexera alla mikrofichebilder. I TeleForm Designer skapas mallar som definierar hur fichekorten skall läsas för att personnummer och liknande uppgifter skall tolkas på ett bra sätt. Den informationen blir sedan sökbara index i det digitala långtidsarkiv där MicroData lagrar alla bilder. Skillnaden mellan MicroDatas applikation och de applikationer som TeleForm mer traditionellt används för, är att man i detta fall inte skannar fysiska pappersdokument utan istället läser in mikrofiche.
Vid uppgraderingen till TeleForm version 10, och migreringen från ett standalone till ett nätverkssystem, övervägdes även andra produkter. Det visade sig dock att det inte fanns något konkurrerande system på marknaden som på samma sätt levde upp till de krav som MicroDatas process kräver. "De andra systemen vi jämförde hade ett alltför stort fokus på själva skanningen av pappersdokument och så kallad 'edge detection', dvs avkänning av den tydliga avgränsningen av information som det fysiska pappersarket erbjuder" säger Anna-Karin Colldén, systemansvarig på MicroData.
I dagsläget bearbetar MicroData en volym om cirka 4 miljoner dokument per år med TeleForm. Om MicroData får fler stora uppdrag kommer systemet att expanderas ytterligare för att hantera ännu större volymer. Användningen av TeleForm har inneburit ett effektivare arbetssätt som sparat både tid och pengar, och enligt Anna-Karin Colldén hade tolkningsarbetet fått utföras manuellt om inte TeleForm hade kunnat användas. En manuell tolkningsprocess hade varit väldigt tidsödande och i slutänden en kostsam historia för kunderna. MicroData kan därför inte se något annat än positiva effekter av implementeringen av TeleForm – en bättre lösning till ett lägre pris, med nöjda kunder och mer effektiv personal.
MicroDatas användning av TeleForm visar på möjligheten att hantera varierande applikationsområden med produkten, och det är just MicroDatas kreativa lösning som gör detta extra intressant!
Om TeleForm
TeleForm är ett kraftfullt system för datafångst ifrån
formulär, blanketter och andra dokument. TeleForm läser handskrivna
och maskinskrivna tecken, kryssmarkeringar, streckkoder, och sk öppna
svar. Data kan sparas i alla ledande format som exempelvis Excel, dBase,
Access, SPSS och XML. TeleForm finns i enanvändar- och nätverksversioner
med extramoduler för bland annat webbskanning och elektroniska
formulär.
Om Alcom System AB
Alcom System AB utvecklar och marknadsför program och system för
skanning och överföring av data från papper till elektroniskt
format, elektroniska formulär, utvärderingar, samt dokumenthantering
och arkivering. Företaget är baserat i Stockholm och har sedan
starten 1989 levererat lösningar till hundratals organisationer
inom den privata och offentliga sektorn. Mer information finns på
www.alcom.se.