Värmlandsschakt utför tjänster inom entreprenad, maskin- och transportbranschen. Ett problem som länge funnits i företaget har varit att manuellt kunna hantera en stor mängd följesedlar, samt att enkelt och korrekt kunna koppla ihop dem med respektive kundfaktura. Kunder begär ofta att få kopior av de följesedlar som hör till deras fakturor; något som traditionellt inneburit mycket manuellt arbete med kopiering, faxning, mm.

Lösningen är ett system framtaget av Alcom System, uppbyggt i två delar:

Del ett är inscanningen följesedlarna, som sköts av medarbetarna lokalt, där systemet automatiskt läser av bland annat följesedelsnumren från dokumenten. De inscannade bilderna lagras sedan med automatik i arkivsystemet windream på Värmlandsschakts webbhotell.

Del två är en sökfunktion på hemsidan, där kunderna med hjälp av sitt kundnummer och följesedelsnummer enkelt kan återsöka och visa de följesedlar som är relevanta för en viss faktura.
Processen mellan de båda delarna sker, med hjälp av två programvaror från Alcom samt Värmlandsschakts egna system, med automatik, något som gör lösningen effektiv och smidig.

Ulf Högefjord, VD på Värmlandsschakt, ser systemet som en stor kundnytta och ett sätt att knyta kunderna närmare företaget, då kunderna genom besöket på hemsidan på ett bra sätt återkopplar till företagets övriga verksamheter. Systemet ger därmed en bra service för kunder samtidigt som den lokalt minskar arbetet med kundservice och kopiering. Medarbetarna på Värmlandsschakt är, precis som kunderna, mycket nöjda med implementeringen av scanningsystemet.

Systemet hos Värmlandsschakt är uppbyggt med scanningprogramvaran TeleForm och arkivsystemet windream; en effektiv lösning som Alcom även levererat till många andra kunder. Proceduren med scanning är snabb och effektiv och Värmlandsschakt räknar med att ungefär 50 000 följesedlar per år kommer att scannas in. Ulf Högefjord ser dessutom scanning som en del av framtiden – "fakturering med scanningrutiner är oundvikligt om man vill kunna tillgodose de krav som kunden ställer".

Bild: Värmlandsschakts hemsida där kunderna själva återsöker sina följesedlar.

Om TeleForm
TeleForm är ett kraftfullt system för scanning och datafångst ifrån formulär och blanketter. TeleForm läser handskrivna och maskinskrivna tecken, kryssmarkeringar, streckkoder, och sk öppna svar. Data kan sparas i alla ledande format som exempelvis Excel, dBase, Access, SPSS och XML. TeleForm finns i enanvändar- och nätverksversioner med extramoduler för bland annat webbskanning och elektroniska formulär.

Om windream
windream är ett komplett arkiv & dokumenthanteringssystem med hög användarvänlighet, hög säkerhet och flexibla konfigurationsmöjligheter. Klienter arbetar mot windream antingen genom en integrerad lösning i operativsystemet, där arkivet nås via en nätverksenhet, alternativt eller i kombination med windream Web Portal för webbaserad åtkomst.

Om Alcom System AB
Alcom System AB utvecklar och marknadsför program och system för scanning och överföring av data ifrån papper till elektroniskt format, dokumenthantering, samt för hantering av text och bild. Företaget är baserat i Stockholm och har sedan starten 1989 arbetat med datafångst och dokumenthantering i olika former. Mer information finns på www.alcom.se.